Tener organizadas tus finanzas te ayudará a proyectar hacia dónde se dirige tu negocio, y cuando se esten acumulando tus ingresos y gastos, puedes comenzar a tomar decisiones más informadas para tu negocio.

El mantenimiento de tus registros financieros también hace que los informes de impuestos y los pagos sean mucho más manejables.

No intentes hacerlo todo solo. Aprovecha el talento y las herramientas que tienes a tu disposición.

Aquí te dejamos seis consejos para ayudarte a mantener en orden las finanzas de tu negocio:

1. Mantén tus finanzas personales y las de tu negocio separadas.

Mezclar tus finanzas personales y las de tu negocio inevitablemente te llevará a confusiones.

Puede parecerte conveniente cargarlo todo a una sola tarjeta, pero esto solo hará que el seguimiento de tus gastos sea mucho más complicado de lo necesario.

Comienza abriendo cuentas bancarias y de tarjetas de crédito separadas para tu negocio.

Para el seguimiento y medición de tus finanzas, y para propósitos de impuestos, esta práctica te quitará un gran dolor de cabeza al clasificar tus transacciones cada trimestre, o cada año, según sea el caso.

Si deseas tener éxito en los negocios, debes ser capaz de monitorear y hacer un seguimiento de tus indicadores clave de rendimiento.

Es necesario que conozcas bien los elementos más importantes de tu empresa: el flujo de caja, los gastos, los ingresos, los beneficios, etc.

2. Elige un software de contabilidad que tenga sentido para tu negocio.

Cuando se trata de un software de contabilidad, existe una gran variedad de soluciones.

El mejor software de contabilidad online depende de tu negocio, y vale la pena considerar varias opciones antes de tomar una decisión.

Si aún no has trasladado tus datos financieros del software de escritorio a la nube, eso debería ser tu primera prioridad.

Las herramientas basadas en la nube te permiten ver información a tiempo real y puedes acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La capacidad de poder controlar tus finanzas sobre la marcha te dará una gran flexibilidad como propietario de un negocio.

Si ya has elegido una solución online, asegúrate de que sea la adecuada pa ti y para tu empresa.

Hoy más que nunca, hay muchas opciones para elegir, y si no estás satisfecho con tu servicio actual, siempre puedes cambiarte a otra plataforma que se adapte mejor a tus necesidades.

3. Considera la posibilidad de contratar a un contable profesional.

La mayoría de las personas no son personas de números, y nunca estarán tan entusiasmadas con ellos como lo están los contables.

Si el manejo de tus propias finanzas está empezando a ponerte nervioso, es hora de buscar la manera de contratar a un contable calificado.

Muchos empresarios tienen tendencia a tratar de manejar todo por sí mismos. Pero al igual que con los asuntos legales, los elementos de la contabilidad de la pequeña empresa no suelen estar dentro de las responsabilidades del propietario de un negocio.

Aunque es fácil de frenar, solo tienes que contratar a un contable, ellos podrán ayudarte a ahorrar dinero a largo plazo.

Por qué una asesoría contable aumenta sus posibilidades de éxito

4. Organízate y planifica con anticipación.

Los consejos mencionados anteriormente te ayudarán a mantener tus finanzas organizadas. Además, el monitoreo de tus finanzas y la proyección de ingresos y gastos futuros te permitirán tomar mejores decisiones a largo plazo para tu negocio.

Sin esta información, la planificación anticipada puede ser un reto. Si no estás viendo el futuro de tu negocio, ese podría ser tomado por sorpresa.

Si deseas salir adelante y mantenerte por delante de la competencia, debes planear hasta 10 años antes.

Podrás evitar las sorpresas no deseadas si te mantienes en la delantera.

5. Elabora un presupuesto.

La parte de mantenerte organizado y planear con anticipación debe incluir la creación de un presupuesto.

Muchos dueños de negocios ven este paso como aburrido e innecesario, pero la importancia de un presupuesto podría ser igualada con el valor de un plan de negocios bien formado.

Un presupuesto no es una herramienta para planificar cómo debes gastar tu dinero.

Más bien, es un marco que puedes utilizar para ayudarte a tomar decisiones claras, ya sea para aumentar tus gastos de marketing o para reducir los costos de expansión a fin de mantener tus ganancias en el buen camino.

Elabora un presupuesto y úsalo como guía. No permitas que te obligue a tomar decisiones que no quieres tomar, pero úsalo para hacer ajustes cuando y donde sea necesario.

6. Encuentra una cooperativa de crédito de confianza en tu localidad.

Las cooperativas de crédito son invaluables para los dueños de pequeñas empresas, especialmente porque a menudo están dispuestas a proporcionar préstamos a tasas competitivas.

Asegúrate de buscar la mejor en tu localidad y asegúrate de que entiendan las necesidades de tu negocio. La asociación podría resultar inmensamente beneficiosa.

Algunas de las otras ventajas de las cooperativas de ahorro y crédito incluyen menos comisiones por transacción y cargos por servicio de cuenta, así como servicios flexibles y personalizados.

Dado que las cooperativas de ahorro y crédito no son responsables ante los accionistas, están facultadas para poner tus intereses en primer plano.

Las cooperativas de crédito también mantienen las ganancias dentro de la comunidad y ayudan a los empresarios en crecimiento a poner en marcha los negocios de sus sueños.

Reflexiones finales

La realidad es que muchos dueños de negocios no llevan un registro de sus finanzas. Ya sea que lo sepa o no, esto podría significar perder oportunidades para minimizar sus gastos y maximizar sus ganancias.

La preparación de cuentas de negocios online puede tomar tiempo, pero el resultado final vale la pena.

Simplificar la organización de las finanzas de tu negocio, te permitirá conseguir estabilidad y sostenibilidad a largo plazo.

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Para una pequeña empresa, la nómina es normalmente la responsabilidad de un contable, pero incluso los administradores a veces pueden verse obligados a hacer el trabajo, a pesar de que no tienen experiencia en la materia.

Aquí es donde entra en juego el valor de la externalización de tu nómina.

¿Cuándo debes subcontratar?

Si deseas hacer crecer tu negocio pero no estás al tanto de los cambios legislativos en curso que podrían suponer un riesgo para tu empresa, entonces es mejor contratar a profesionales para que te ayuden.

Los contables no son especialistas y no se mantienen al día con el entorno de cumplimiento. Si subcontratas tu nómina, les permites concentrarse en sus tareas principales y no estancarse en las complejidades legislativas.

Cómo elegir un proveedor de servicios subcontratados

Es comprensible que la nómina de sueldos sea un tema delicado que trata de información altamente confidencial.

Esto es a menudo la última cosa que un propietario de una pequeña empresa quiere externalizar. Por lo tanto, es vital que la empresa haga sus deberes e investigue a fondo al posible socio de externalización.

En lugar de ir con el primer proveedor de servicios disponible o al más barato, aquí hay algunas preguntas que debes hacer:

• ¿Es el proveedor del servicio una entidad unipersonal y, en caso afirmativo, qué recursos de reserva están disponibles?
• ¿Es el proveedor de servicios un proveedor reconocido de nóminas perteneciente a un organismo profesional?
• ¿Tienen la capacitación y las habilidades necesarias en la nómina?
• ¿Qué hace el proveedor de servicios para asegurarse de que está al día con la legislación?
• ¿Estarían seguros los datos de nómina y puede el proveedor de servicios asumir los datos históricos?
• ¿Qué tan fácil es recuperar tus datos de nómina en caso de un desastre?
• ¿Qué valor añadido puede ofrecer el proveedor de servicios? Estos pueden incluir cualquier cosa, desde la gestión de vacaciones y los pagos a terceros, hasta el autoservicio del empleado, la gestión del tiempo y la asistencia, y cualquier otro servicio relacionado con los recursos humanos.
• ¿Pueden procesar los salarios por hora, semana, quincena o mes?
• ¿Puede el proveedor de servicios satisfacer tus necesidades de crecimiento si abres nuevas sucursales?
• ¿Puede el proveedor de servicios ayudarte con las nóminas de otros países africanos, gestionar tus monedas y tratar con tus entornos normativos?
• ¿Qué procesos existen para asegurarte el procesamiento oportuno de las nóminas?

Las ventajas de la externalización de tu nómina

Uno de los beneficios más obvios de seguir la ruta de la externalización es liberar tus recursos para centrarte en tus objetivos estratégicos principales.

Esto te garantiza la calidad del servicio y el control de los costes, mientras que un socio experimentado se encarga de tu nómina.

Aquí hay algunos otros beneficios:

• Reducir los costes operativos.
• Cumplimiento de la normativa y prestación de servicios coherentes.
• Acceso a la última tecnología, así como a recursos de nómina especializados y dedicados.
• Acceso a un entorno de nómina seguro, sin riesgos y confidencial.
• Mayor flexibilidad y capacidad de respuesta.
• Racionalización de los procesos y procedimientos internos.

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No vives y trabajas en aislamiento.

Las empresas exitosas no son el resultado de un CEO genial, sino del esfuerzo colectivo de sus empleados. Incluso los grandes empresarios se benefician de la sabiduría y las experiencias de quienes los rodean.

Nadie tiene éxito solo.

Detrás de cada persona exitosa, hay una gran persona o equipo. Rodéate de la compañía adecuada. Otras personas pueden proporcionar la inspiración, el conocimiento, la perspectiva, la sabiduría y la retroalimentación que usted necesita para mantenerse en el camino correcto.

Es por eso que una asesoría contable puede aumentar dramáticamente sus posibilidades de éxito. Usted debe tener a alguien a quien responder por sus acciones y resultados – una persona que pueda mantenerlo en el camino correcto y honesto.

El poder de la contabilidad

La contabilidad genera capacidad de respuesta”. - Stephen Covey

Tener un sueño no es suficiente. Tienes que ser dueño de tu sueño.

La mayoría de las personas no logran lo que quieren porque no se fijan metas. O establecen unas poco realistas o amplias – lo que es lo mismo que no tener ninguna meta en absoluto.

La contabilidad significa responder o dar cuenta de sus acciones y resultados.

Es lo que los líderes quieren más de sí mismos y de sus equipos.

La probabilidad de lograr algo depende de ser específico y comprometido.

Si simplemente tienes una idea o una meta, estás en contra de todas las probabilidades. Decidir conscientemente lograr algo aumenta sus posibilidades de un 10% a un 25%. Una vez que usted elige cuándo y tiene un claro cómo, sus posibilidades de éxito se convierten en el 50%.

El compromiso social aumenta dramáticamente sus probabilidades.

Cuando te comprometes con alguien de que lo harás, tu probabilidad se eleva al 65%. Además, cuando usted resuelve su contabilidad con una persona con la que está comprometido, las probabilidades son a su favor: 95%.

Thomas Monson dijo: “Cuando se mide el rendimiento, éste mejora. Cuando el desempeño es medido y reportado, la tasa de mejora se acelera”.

La probabilidad de conseguir que los nuevos hábitos se adhieran aumenta drásticamente cuando se establece un momento para informar a alguien sobre su progreso.

La responsabilidad social aumenta la probabilidad de alcanzar sus metas, pero no es suficiente. Necesitas comprometerte con una persona en particular. Una asesoría contable es fundamental para su éxito.

Una asesoría contable no es una aplicación

“Noventa y nueve por ciento de todos los fracasos provienen de personas que tienen el hábito de poner excusas.” - George Washington Carver

Una asesoría contable es alguien que entrena a otra persona para ayudarla a mantener un compromiso.

Una asesoría contable no es una versión humana de una aplicación. Su propósito no es simplemente recordarle lo que necesita hacer. Su papel tampoco es recompensar mecánicamente sus mejoras.

Su éxito depende del desarrollo de una relación mutua – encuentre a alguien en quien confíe y que también complemente sus habilidades.

Poniendo todo junto

El camino hacia el éxito no es solitario cuando se tiene una asesoría contable de calidad.

Mantenerse en el buen camino requiere algo más que medir las metas y el progreso.

El éxito es una consecuencia del aprendizaje y la perseverancia. Encuentre una pareja que ilumine sus puntos ciegos.

Nadie tiene éxito solo. Espero que mis consejos te ayuden a encontrar tu asesoría contable de confianza.

¿Cuál es su experiencia con las asesorías contables? Comparta sus historias.

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Mantener registros y recibos.

Muchas empresas nuevas no están acostumbradas a tener que contabilizar sus transacciones y, por lo tanto, pueden olvidarse de registrarlas. Esto puede significar que pierden valiosas deducciones de impuestos sobre los gastos o, lo que es peor, subestiman sus ingresos, lo que conlleva posibles multas y sanciones.

Sin embargo, hay una serie de paquetes de contabilidad en la nube que le permiten realizar un seguimiento o enviar sus gastos sobre la marcha, desde su móvil o tablet. Esto es particularmente útil para aquellos gastos en efectivo en los que incurra en movimiento. Dicho esto, todavía se necesita disciplina para mantenerse al tanto de las transacciones para evitar un pánico de última hora.

Otro beneficio del software de contabilidad en la nube es que puede almacenar recibos y facturas en línea en lugar de en cajas de zapatos. Ya que es obligatorio guardarlos almenos durante cinco años. Las pequeñas empresas a menudo no tienen la experiencia interna para contabilizar estas transacciones correctamente.

Otra razón para garantizar que su negocio mantenga registros decentes es para ayudarlo a garantizar que sus clientes le paguen, lo cual es, por supuesto, una prioridad para las pequeñas empresas con reservas de efectivo limitadas. Las pequeñas empresas a veces no lo ven como una prioridad, sin embargo, es importante contar con un sistema para ayudarlo a perseguir a los clientes una vez que haya completado el trabajo para ellos (algunos programas incluso permiten que esto sea automatizado). O, mejor aún, exija el pago de algunos o todos sus servicios por adelantado.

En última instancia, sin efectivo su empresa no podrá funcionar de manera efectiva. Más negocios fracasan por falta de efectivo que por falta de ganancias. También vale la pena establecer una buena relación con el gerente de su banco si es posible.

Plazos y formas

La mayoría de las pequeñas empresas tienen al menos dos plazos para cumplir, uno para presentar declaraciones de impuestos; El otro para el pago de la factura tributaria asociada.

Si su volumen de negocios supera las  81.000 €, la mayoría de las empresas también tendrán que presentar declaraciones de IVA trimestrales. En el lado positivo, el pago del pasivo puede configurarse como un débito directo directamente desde su cuenta bancaria comercial.

Si tiene una sociedad limitada, es posible que tenga que presentar las devoluciones de ITR (información en tiempo real) de la nómina cada mes antes de pagar a cualquier empleado (incluso si usted es el único empleado de su empresa). Además, la compañía tendrá que presentar sus cuentas anuales.

Además de cumplir con estos plazos, los formularios son muy difíciles de entender, lo que significa que una declaración de impuestos simple puede demorar más de lo planeado.

Si no cumple con alguno de estos plazos, las sanciones pueden acumularse rápidamente. En circunstancias extremas, una empresa puede ser eliminada. Un contable puede ayudarlo a garantizar que cumpla con esos plazos, y tal vez ayudar al negocio a ahorrar impuestos y aumentar su volumen de negocios y sus ganancias.

Tratar con la administración de la empresa.

Suponiendo que el negocio sea administrado por el propietario, también hay una serie de problemas legales y financieros que los directores de la empresa deben tener en cuenta. Necesitan saber cómo pueden extraer los beneficios de la empresa de manera eficiente desde el punto de vista fiscal (dividendos / salario / préstamo). Deben asegurarse de que los dividendos que se voten estén dentro de los beneficios disponibles después de impuestos, por lo que lo ideal es que estén al tanto de los beneficios a medida que avanzan. Finalmente, los directores no deben tratar el efectivo de la compañía como su propia cuenta bancaria privada. Tener una cuenta de préstamo sobregirada del director puede llevar a grandes depósitos de impuestos hasta que se pague.

¿Quieres asegurarte de hacer las cosas bien? ¡Contacta con nosotros! Tenemos un equipo especializado en asesoramiento contable, laboral, jurídico y fiscal.

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• Estar dado de alta como autónomo o empresa tanto en la Seguridad Social como en la Agencia Tributaria.
• Emitir siempre una factura por las comisiones que se van a cobrar.
• Aplicar el IVA o IGIC correspondiente al servicio por el que se cobran tales comisiones.
• Declarar el IVA o IGIC de las facturas trimestralmente rellenando el modelo 303.
• Declarar las retenciones por IRPF aplicadas en las facturas rellenando el modelo 130.

Cuando se use un programas de facturación para enviar facturas, la empresa tendría que asegurarse de que usa plantillas de factura que cumplen los requisitos estipulados por la norma.

¿Hemos aclarado un poco más tus dudas en cuanto a facturación? Como asesores, estaremos a tu disposición ante cualquier duda sobre la legalidad empresarial.

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