Cómo hacer una factura correctamente

Como autónomos o propietarios de una PYME, seguro que muchas veces nos preguntamos cuándo estamos obligados a hacer una factura y cómo hacerla correctamente.

Qué es una factura y cuándo debes emitirla

Una factura es un documento de tipo mercantil que indica información sobre una transacción o compraventa de bienes o servicios. Las facturas se rigen por el Reglamento de Facturación, que está recogido en el Real Decreto 1619/2012 y recoge tanto los casos bajo los que se requiere emitir factura y cómo ha de ser esta.

Plazo para emitir una factura

La factura se suele emitir en el momento de la operación, aunque según el reglamento que rige este tema, se establece que en aquellos casos en los que el destinatario sea un profesional o empresario, se podrá emitir hasta el día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del impuesto que le corresponda.

Cómo elaborar una factura

Se pueden emitir en formato digital o en papel, pero deben garantizar su legibilidad, integridad y autenticidad. Existen hoy en día numerosas plantillas disponibles en la red que cualquier PYME o autónomo puede utilizar, normalmente en formato Excel. Además, existen soluciones de facturación en la nube que se adaptan a las realidades de dichos profesionales y se complementan con servicios de contabilidad, preparación de impuestos o asesoría.

Qué debe contener

Las facturas deben contener en todo caso la siguiente información:

Emisor: nombre, apellidos, domicilio y NIF o CIF, siendo opcional incluir un teléfono o dirección de e-mail.
Número de factura: número correlativo de serie de la factura, empezando por el número 1 en la primera factura del año fiscal.
Fecha: día en el que se emite la factura (debe ser correlativa con el número de factura).
Datos del remitente: nombre, apellidos, dirección y NIF o CIF del receptor de la factura.
Concepto: descripción del motivo de la factura, indicando por qué bien o servicio se ha realizado la transacción.
Base imponible: importe de la factura sin tener en cuenta los impuestos (IRPF e IVA en caso de ser necesarios).
Retención de IRPF (opcional): retención que realizan los autónomos profesionales dependiendo de su retención (7 % ó 15 %).
IVA (opcional): cantidad de Impuesto sobre el Valor Añadido que se debe cobrar en la factura, dependerá del tipo de bien o servicio, pudiendo haber bienes o servicios exentos.
Importe total: suma de la base imponible + IRPF + IVA.
Método de pago: medio de pago por el que se recibe el cobro del importe total de la factura.
Importe total: base imponible + IRPF + IVA.

Cálculo de retención de IRPF y de IVA

Para el cálculo del IVA debemos saber que esta será del 4 % (súper reducido para alimentos de primera necesidad, prensa, medicamentos, VPO), 10 % (reducido para alimentos en general, transporte o plantas) o 21 % (normal para el resto de bienes y servicios). También puede haber bienes o servicios exentos (exportaciones).

En cuanto al IRPF, se aplicará un 7 % para nuevos autónomos (hasta los primeros 18 meses de actividad) o un 15 % para el resto.

Como vemos, generar facturas es algo esencial en el desarrollo de una actividad comercial, por lo que es importante saber cómo hacer facturas correctamente siguiendo los pasos establecidos en este artículo.